Acknowledgments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . vii
Introducing Microsoft Excel 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ix
Modifying the Display of the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxv
Features and Conventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxi
Using the Practice Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxiii
Getting Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxvii
1 Setting Up a Workbook 1
Creating Workbooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Modifying Workbooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Modifying Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Customizing the Excel 2010 Program Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Zooming In on a Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Arranging Multiple Workbook Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Adding Buttons to the Quick Access Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Customizing the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Maximizing Usable Space in the Program Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
2 Working with Data and Excel Tables 29
Entering and Revising Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Moving Data Within a Workbook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Finding and Replacing Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Correcting and Expanding Upon Worksheet Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Defining Excel Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
3 Performing Calculations on Data 55
Naming Groups of Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Creating Formulas to Calculate Values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Summarizing Data That Meets Specific Conditions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Finding and Correcting Errors in Calculations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
4 Changing Workbook Appearance 83
Formatting Cells . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Defining Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Applying Workbook Themes and Excel Table Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Making Numbers Easier to Read . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Changing the Appearance of Data Based on Its Value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Adding Images to Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
5 Focusing on Specific Data by Using Filters 121
Limiting Data That Appears on Your Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Manipulating Worksheet Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Selecting List Rows at Random . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Summarizing Worksheets with Hidden and Filtered Rows . . . . . . . . . . . . . . . 129
Finding Unique Values Within a Data Set . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Defining Valid Sets of Values for Ranges of Cells . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
6 Reordering and Summarizing Data 143
Sorting Worksheet Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Organizing Data into Levels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Looking Up Information in a Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
7 Combining Data from Multiple Sources 167
Using Workbooks as Templates for Other Workbooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
Linking to Data in Other Worksheets and Workbooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Consolidating Multiple Sets of Data into a Single Workbook . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
Grouping Multiple Sets of Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
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